Utwórz jedną chronologię
Zapisz datę umowy, wypłaty, każdej istotnej wpłaty i korespondencji. Przy każdym zdarzeniu podaj dokument, który je potwierdza. Odróżnij datę wysłania wiadomości od doręczenia. Chronologia powinna wyjaśniać problem także osobie, która nie zna Twojej wcześniejszej rozmowy z firmą.
Ponumeruj załączniki
Przykładowy porządek to: 01 umowa, 02 warunki, 03 harmonogram, 04 potwierdzenie wpłaty, 05 reklamacja, 06 dowód doręczenia, 07 odpowiedź. Do pisma wpisz tę samą listę. Nie nadpisuj oryginałów i nie usuwaj stron, które wyjaśniają kontekst. W kopiach ogranicz dane niezwiązane ze sprawą.
Sformułuj jeden czytelny wniosek
Wskaż, jakiej korekty oczekujesz, a przy kwocie dodaj rachunek obliczenia. Oddziel pytania o dokumenty od roszczenia o zwrot. Przed skierowaniem sprawy dalej sprawdź wymagany tryb i załączniki. Centrum reklamacji prowadzi przez kolejne kroki; wezwanie do naprawy nie zastępuje oficjalnego wniosku do arbitra.